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Cos’è l’Event Management ed è vero che è fra i lavori più stressnatio al mondo? Quali le caratteristiche ed i compitio di un Organizzatore di Eventi?

Fare l’Event Management, o l’organizzatore di eventi consiste nello sviluppare su larga scala di eventi quali festival, conferenze, cerimonie, feste private, convention o meeting.

Può sembrare un lavoro semplice, ma in realtà non è così. Un bravo Event Manager ha competenze che spaziano dalla logistica alla comunicazione, dal design al copy-writing, fino al marketing vero e proprio.

È la persona che coordina la pianificazione di un evento in tutte le sue fasi, ed è responsabile dei lati tecnici, creativi e audio-visuali.  Un tutto fare insomma!

Non per niente, secondo gli americani, la figura dell’Event Manager si trova al quinto posto fra i lavori più stressanti del 2015, subito dopo il soldato, il pompiere, il pilota di aereo e l’agente di polizia.

Il motivo? Scadenze strettissime, imprevisti, pressione da parte dei clienti e molta, moltissima competizione. In Italia la situazione è leggermente diversa, i grandi eventi non sono ancora un business di tale rilevanza, ma le cose stanno cambiando, e la situazione lascia presagire un futuro più pieno anche per i nostri Event Manager.

Ma c’è anche un lato più che positivo: la professione sta assumendo una grande importanza;  lo dimostrano i molteplici corsi dedicati agli organizzatori eventi, ma non solo, ci sono dei veri e propri master e corsi di laurea di Event Management,  ideati  con l’obiettivo di sfornare dei perfetti pianificatori di eventi, pronti per essere fiondati sul mercato del lavoro, fra meeting, convention e workshop. Se vuoi conoscere più nel dettaglio i tipi di corsi per diventare Event Manager dai un’occhiata a questo articolo che spiega come diventare un organizzatore di eventi.

Sono sempre di più le aziende che investono sugli eventi. Oggi più che mai la visibilità è importante, e un evento è uno dei modi migliori che un’azienda può avere per mettersi in luce.

Cosa deve avere un perfetto Event Manager?

La professione dell’Event Management richiede persone flessibili e con spiccate capacità relazionali. Ma non solo! Devono essere anche un po’ psicologici, un po’ venditori, un po’ esperti di relazioni umane e un po’ supereroi. Definizione dei budget, pianificazione, acquisizione di permessi, coordinamento di trasporti e parcheggi, gestione di speaker e periferiche audio-visive, predisposizione degli elementi decorativi, scelta del catering, coordinamento con fornitori, sono solo alcune delle attività che costituiscono la professione dell’Event Management.

Ma quali sono le doti caratteriali o meglio, le caratteristiche personali che dovresti avere per diventare un ottimo organizzatore di eventi?

Capacità di gestire le persone: Se sei una persona schiva, e relazionarti con le persone non è una delle cose che ti viene meglio fare, l’Event Management NON fa per te. Le capacità relazionali e le competenze comunicative sono due elementi che non possono mancare in un perfetto organizzatore di eventi. Se perdi velocemente la pazienza e non riesci a mantenere la calma nelle situazioni complicate o stressanti ti consiglio di valutare altri tipi di attività.

Saper reggere gli imprevisti Gli imprevisti possono accadere in ogni situazione. Stanno in agguato dietro l’angolo, e quando meno te lo aspetti saltano fuori con un balzo e ti si parano davanti, diventando un bell’ostacolo nel bel mezzo della tua strada. Se vuoi proseguire devi schivarlo, e in ogni caso superarlo, perché non tutto va sempre come vuoi tu, anche se credevi di aver pianificato ogni cosa di tutto punto. Gli imprevisti succedono e basta, e sconvolgono tutto. Vuoi sapere quali sono gli imprevisti più comuni? Presentazioni che non partono, microfoni che non funzionano per problemi audio, speaker o fornitori del catering che all’ultimo momento ti danno buca, maltempo, e chi più ne ha più ne metta.

Insomma, diventerai un vero supereroe solo quando tutte queste sorprese smetteranno di coglierti di sorpresa.

Restare dietro le quinte Organizzare un evento non significa esserne il protagonista, tutt’altro! Un buon Event Manager deve saper rimanere nascosto nell’ombra e monitorare, o meglio tirare le fila dell’evento, come un bravo burattinaio. Non si deve vedere, ma deve fare buona parte del lavoro per rendere lo spettacolo davvero perfetto. Deve controllare che tutto funzioni, che vada come pianificato, e se qualcosa non va deve avere a portata di mano un piano di riserva.

Essere in grado di gestire al meglio il tempo Se sei un ritardatario, o una persona che spesso e volentieri fa tutto all’ultimo minuto mi spiace deluderti, ma l’Event Management non fa per te. I tempi di preparazione di un evento possono essere molto lunghi, e durare diversi mesi, se non addirittura più di un anno; questo perché le cose da preparare sono molte, quindi saper gestire al meglio il tempo che resta è una dote imprescindibile.

Quando un organizzatore di eventi pensa di essere in anticipo, è in orario, e quando crede di essere al passo con la tabella di marcia è già in ritardo.

È importante saper andare dritto al sodo, ovvero scegliere la via più corta esistente tra due punti. Bisogna saper rimuovere gli ostacoli e fare solo ciò che è davvero necessario, lasciando da parte passaggi non pertinenti, o almeno, che non lo sono ancora.  Essere semplici, ‘dritti’ insomma.

Per esempio, nel mondo dei meeting, essere ‘dritti’ significa:

•   Pianificare le riunioni mantenendo un ordine del giorno
•   Decidere se si tratta di riunioni informative, decisionali, o solamente di “brainstorming”
•   Invitare solo i partecipanti realmente necessari
•   Discutere soltanto di temi pertinenti, scongiurando distrazioni e dilungamenti inutili

Come entrare nel mondo dell’Event Management?

Come dicevo, la quantità di opportunità formative in ambito di Event Management stanno lievitando visibilmente. Questo è dovuto sia al grande interesse per la materia da parte delle grandi aziende, sia per la crescente complessità del campo. Le competenze richieste sono sempre più elevate, e oltre ad una buona dose di formazione è necessaria anche tanta, tanta esperienza sul campo.

Prima di andare al fronte, però, dovrai armarti di una buona dose di umiltà e dedizione, solo così potrai aspirare a distinguerti. Alcuni tra i migliori organizzatori di eventi odierni hanno dovuto fare una lunga gavetta prima di diventare qualcuno. I corsi di specializzazione sono importanti, è vero, sono ottimi come base da cui partire. Un corso valido sarà in grado di preparati, dandoti una buona infarinatura, tuttavia, nella realtà dei fatti, si cresce soprattutto e specialmente operando sul campo. Dopo il corso sarebbe bene iniziare a lavorare per qualche mese come tirocinante in un agenzia di event planning.

Qui capirai se il lavoro fa davvero per te oppure no. Se la risposta è sì, inizierà la tua gavetta, in cui ti verrà chiesto di fare davvero di tutto e, probabilmente con guadagni limitati. Se sarai bravo, però, le soddisfazioni arriveranno presto, e con esse anche uno stipendio più adeguato.

Vedere l’espressione carica di entusiasmo dei partecipanti e ricevere complimenti da clienti e collaboratori sono emozioni che non si scordano facilmente; ti renderai conto di aver creato qualcosa di davvero speciale, e non potrai far altro che sorridere e pensare “Quanto amo il mio lavoro!”.

Tratto dal blog di Sofia Poleni su www.meeting-hub.net

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